Integritetspolicy

Extern integritetspolicy för Lilleskog Själavårdsinstitut

På Själavårdsinstitutet förekommer ofta behandling av personuppgifter. Vår ambition är att sköta detta med respekt för varje individ. Det innebär inte bara att vi har ambitionen att följa gällande lagstiftning utan också att vi har egna riktlinjer för hur arbetet ska bedrivas i enlighet med Svenska kyrkans syn på varje människas unika värde. Vi följer kyrkoordningens regler om sekretess och tystnadsplikt.

Nedan hittar du information om hur vi behandlar personuppgifter inom vår verksamhet. Eftersom vi är en del av Skara stift är det Skara stift som är ansvarig för den behandling av personuppgifter vi utför. Vi hänvisar till stiftets integritetspolicy på www.svenskakyrkan.se/skarastift vad gäller personuppgifter som vi hanterar inom ramen för exempelvis epostkommunikation, rekrytering, ansökan om fondmedel och kursanmälan.

Samtal och handledning

Psykoterapi

Om du kommer till oss för samtal med en av våra psykoterapeuter, kommer vi att behandla dina personuppgifter för att kunna utföra bokningen och bekräfta din identitet. Vi kommer också att behandla dina personuppgifter för att journalföra ditt besök, något som vi är skyldiga att göra enligt patientdatalagen.

De personuppgifter som vi behandlar är ditt namn, telefonnummer och sådant som framkommer i din journal, vilket till exempel kan vara bakgrunden till vården, uppgift om ställd diagnos samt utförda och planerade åtgärder. Det innebär att vi kan komma att behandla känsliga personuppgifter om dig, nämligen uppgifter om din hälsa. Vi behandlar dessa uppgifter för att kunna tillhandahålla dig hälso- och sjukvård.

Vi följer Socialstyrelsens riktlinjer och förvarar din journal inlåst i plåtskåp. Journalen bevaras minst tio år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen i enlighet med patientdatalagen.

Inom den svenska hälso- och sjukvården råder sekretess för uppgifter om patienters hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden. Vi kommer därför inte att lämna ut dina personuppgifter om vi inte är skyldiga att göra det till följd av lagar och föreskrifter (t.ex. till Försäkringskassan eller Socialstyrelsen), eller om vi har fått ditt uttryckliga samtycke till sådant utlämnande.

Samtal, handledning och andlig vägledning

Om du kommer till oss för samtal med präst, familjerådgivning, handledning eller andlig vägledning kommer vi att behandla dina personuppgifter för att kunna utföra bokningen och identifiera dig. Vi kommer också att föra anteckningar över vad vi kommer fram till för samtalskontakten. Grunden för behandlingen av dina personuppgifter är det avtal som du ingår med oss när du påbörjar samtalen/rådgivningen. De personuppgifter som vi behandlar är ditt namn, telefonnummer och anteckningar gällande ramarna för dina samtal.

Om du besöker oss för familjerådgivning eller om du är under 18 år kan vi komma att behandla känsliga personuppgifter om dig, till exempel uppgifter om din hälsa eller religiösa övertygelse. Vi behandlar dessa uppgifter för att kunna tillhandahålla dig hälso- och sjukvård.

Vi följer Socialstyrelsens riktlinjer och förvarar samtalsanteckningar inlåst i plåtskåp. När besöken har avslutats strimlar vi allt material.

Enligt socialtjänstlagen har vi tystnadsplikt om vad vi får veta om dina personliga förhållanden under familjerådgivning eller samtal med dig som är under 18 år. Vi kommer därför inte att lämna ut dina personuppgifter. Ett undantag är om vi får kännedom om eller misstänker att ett barn far illa, eftersom det är något vi enligt socialtjänstlagen är skyldiga att anmäla till socialnämnden.

Vid samtal med präst i enskild själavård och bikt råder absolut tystnadsplikt. Där gäller inte heller anmälningsskyldigheten som nämns ovan.

Boende

Bokare

Om du bokar ett rum hos oss, antingen genom e-post eller telefon, kommer vi att behandla dina personuppgifter för att kunna utföra bokningen. De personuppgifter vi vanligtvis behandlar om dig är namn, adress, e-postadress, telefonnummer, vilken typ av boende du valt samt eventuellt meddelande du lämnat vid bokningen.

Behandlingen av dina personuppgifter utförs med följande syften:

Vi ska kunna debitera för de rum sällskapet bor i och tillhandahålla den tjänst som avtalats. Även efter att du bokat kan vi komma att behöva kommunicera med dig för att ställa nödvändiga kontrollfrågor eller lämna information om den bokade vistelsen. Om du är privatperson behöver vi dina personuppgifter för att kunna uppfylla avtalet mellan oss, medan vi om du agerar för ett företags räkning behandlar dina personuppgifter för att vi har ett berättigat intresse av att kunna administrera bokningen.
Eventuella känsliga personuppgifter du lämnar till oss, t.ex. om din hälsa, kan vi komma att behöva behandla för att tillhandahålla en ändamålsenlig tjänst. Sådana personuppgifter behandlas med samtycke som grund.
Vi behöver spara bokföringsunderlag från din betalning i enlighet med bokföringslagen.
Vi sparar dina kontaktuppgifter även efter vistelsen eftersom vi har ett berättigat intresse av att underlätta återkommande bokningar.

Om betalning sker via faktura kan dina personuppgifter komma att behandlas av leverantören Spectra Systems som hanterar vårt system för e-fakturering. Vanligen rör det sig enbart om namn, men även telefonnummer och e-postadress kan komma att behandlas. Du (alternativt din arbetsgivare) avgör vilka personuppgifter om referensperson som ska finnas med på fakturan.

Vi sparar dina personuppgifter i vårt bokningssystem. Systemet levereras av Spectra Systems som kan få åtkomst till uppgifterna inom ramen för supportärenden. Efter vistelsen sparar vi de uppgifter vi behöver i enlighet med de tidsfrister som gäller i preskriptionslagen och bokföringslagen.

Gäster

De uppgifter vi vanligtvis behandlar om dig är namn, rumsnummer, datum och tid för ankomst och avfärd samt eventuell arbetsgivare som bokat din vistelse. Personuppgifterna samlas in från den som bokat vistelsen, antingen via e-post eller telefon.

Behandlingen utförs för att vi ska kunna debitera för det rum du bor i och tillhandahålla den tjänst som avtalats. Om du är privatperson behöver vi dina personuppgifter för att kunna uppfylla avtalet mellan oss, och om du bor hos oss under en företagsbokning behandlar vi dem för att vi har ett berättigat intresse av att kunna administrera bokningen.

Om någon annan än du själv bokat rummet åt dig och du kontaktar oss för att göra förändringar i din bokning övergår du till att bli både gäst och bokare i våra system.

Måltid och högtid

Restaurangbokning

Du kan reservera bord på vår restaurang antingen genom att ringa oss eller genom att skicka ett meddelande via e-post. När du gör en bokning samlar vi in uppgifter om typ av bokning (lunch, middag, julbord etc.), antal personer, datum och klockslag för när du vill reservera bordet, bokarens namn, e-postadress (om du bokar digitalt) och telefonnummer samt information om eventuella allergier i sällskapet. Eventuella allergier kopplas vanligtvis inte till någon specifik person utan enbart till ert sällskap i sin helhet, men undantag kan göras om du bokat för ett större sällskap.

Behandlingen av dina personuppgifter utförs i syfte att vi ska kunna registrera bokningen, tillhandahålla den bokade måltiden och vid behov kunna nå dig för frågor eller information. Om du gjort en reservation i egenskap av privatperson är grunden för behandlingen av dina personuppgifter det avtal du ingår med oss när du bokar bordet. Om du gjort reservationen för en organisations räkning är grunden att vi har ett berättigat intresse av att administrera bordsbokningar på ett smidigt sätt för både dig och oss, att enkelt kunna identifiera ditt sällskap när ni anländer och att minska risken för falska bokningar.

Betalning görs vanligtvis på plats i restaurangen men kan även göras via faktura om det rör sig om en större gruppbokning. Om betalning sker via faktura kan dina personuppgifter komma att behandlas av leverantören Spectra Systems, som hanterar vårt system för e-fakturering. Vanligen rör det sig enbart om namn, men även telefonnummer och e-postadress kan komma att behandlas. Du (alternativt din arbetsgivare) avgör vilka personuppgifter om referensperson som ska finnas med på fakturan.

Bröllop, minnesstund, dop, student m.m.

Du kan begära offert för att anordna en högtids- eller minnesstund hos oss antingen genom att ringa oss, skicka ett meddelande via e-post eller fylla i vårt webbformulär. När du begär offerten samlar vi in uppgifter om typ av arrangemang (bröllop, dop, etc.), antal personer, datum och klockslag för när arrangemanget, bokarens namn, e-postadress (om du bokar digitalt) och telefonnummer samt information om eventuella allergier i sällskapet. Eventuella allergier kopplas vanligtvis inte till någon specifik person utan enbart till ert sällskap i sin helhet, men undantag kan göras om du bokat för ett större sällskap.

Behandlingen av dina personuppgifter utförs i syfte att vi ska kunna ge dig en offert, tillhandahålla det bokade arrangemanget och vid behov kunna nå dig för frågor eller information. Om du begärt offerten i egenskap av privatperson är grunden för behandlingen av dina personuppgifter det avtal du ingår med oss när du bokar ett arrangemang. Om du begärt offerten för en organisations räkning är grunden att vi har ett berättigat intresse av att administrera arrangemanget på ett smidigt sätt för både dig och oss.

Betalning görs antingen på plats eller, om det rör sig om en större gruppbokning, via faktura. Om betalning sker via faktura kan dina personuppgifter komma att behandlas av Spectra Systems, som hanterar vårt system för e-fakturering. Vanligen rör det sig enbart om namn, men även telefonnummer och e-postadress kan komma att behandlas. Du (alternativt din arbetsgivare) avgör vilka personuppgifter om referensperson som ska finnas med på fakturan.

Rekreation, retreat och meditation

Du kan anmäla dig till någon av våra rekreationsveckor, retreats eller meditationer antingen genom att ringa oss, skicka ett meddelande via e-post eller fylla i vårt webbformulär. Vi kommer då att samla in uppgifter om ditt namn, adress, faktureringsadress, e-postadress, önskat arrangemang, datum samt om du behöver specialkost eller har övriga önskemål.

Behandlingen av dina personuppgifter utförs i syfte att vi ska kunna registrera bokningen, tillhandahålla den tjänst som avtalats och vid behov kunna nå dig för frågor eller information. Om du gjort bokningen i egenskap av privatperson är grunden för behandlingen av dina personuppgifter det avtal du ingår med oss när du bokar ett arrangemang. Om du begärt offerten för en organisations räkning är grunden att vi har ett berättigat intresse av att administrera arrangemanget på ett smidigt sätt för både dig och oss. Eventuella känsliga personuppgifter du lämnar till oss, t.ex. om din hälsa, kan vi komma att behöva behandla för att veta vilken mat vi kan servera dig. Sådana personuppgifter behandlas med samtycke som grund.

Vi sparar dina personuppgifter i vårt bokningssystem. Systemet levereras av Spectra Systems som kan få åtkomst till uppgifterna inom ramen för supportärenden. Efter arrangemanget sparar vi de uppgifter vi behöver i enlighet med de tidsfrister som gäller i preskriptionslagen och i bokföringslagen.

Dina rättigheter och kontakt

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att:

begära ett utdrag av dina personuppgifter och information om hur de behandlas av oss
begära rättelse eller komplettering av dina personuppgifter
begära en tillfällig begränsning av vår behandling av dina personuppgifter, t.ex. medan en rättelse görs
begära att vi raderar dina personuppgifter (observera dock att om vi fortfarande har en berättigad anledning att spara uppgifterna enligt exempelvis lag eller avtal kan din begäran komma att avslås)
inge ett klagomål till Datainspektionen om du anser att vår behandling är olaglig eller inte utförs på ett korrekt sätt.

Behandling som utförs med stöd av ett berättigat intresse har du alltid rätt att invända mot enligt dataskyddsförordningen. Då kommer vi att göra en intresseavvägning utifrån din specifika situation för att bedöma om det fortfarande är berättigat att behandla dina personuppgifter för det angivna syftet. Invänder du mot behandling som utförs för direktmarknadsföring kommer vi att sluta behandla dina personuppgifter direkt.

Vad gäller behandling som utförs med stöd av ett samtycke kan du alltid ta tillbaka ditt samtycke när som helst, och då ska personuppgifterna upphöra att behandlas. Behandling som utförts innan samtycket tas tillbaka ses dock fortfarande som laglig.

Automatiserad behandling (t.ex. i ett IT-system) som utförs med stöd av samtycke eller avtal där personuppgifterna samlats in direkt från dig omfattas av rätten till dataportabilitet, vilken innebär att du har en rätt att begära ut dina personuppgifter i ett format som är strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart.

Skara stift, org.nr. 252010-0039 ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. Om du har frågor om vår behandling av era personuppgifter eller vill utöva någon av dina rättigheter, hör av dig till Skara.stift@svenskakyrkan.se.

Vi har ett dataskyddsombud som har till uppgift att säkerställa att vår verksamhet följer dataskyddsförordningen:

Erika Malmberg, inTechrity
E-post: dataskyddsombud(a)intechrity.se
Telefon: 072-549 64 34